Проверка пенсионного фонда какие документы готовить. Ждем проверку из фсс. Акт выездной проверки ФСС

Пенсионный фонд и Фонд соцстраха для контроля за начислением и уплатой страховых взносов проводят камеральные и выездные проверки страхователей (ст. 33 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Камеральным проверкам подвергаются все отчеты, сданные в фонды. Они не требуют присутствия плательщика взносов, их цель – проверить, правильно ли составлена отчетность и произведена уплата. Срок проведения «камералок» – 3 месяца со дня отправки отчета. Выездные проверки - более сложная процедура, требующая тщательной подготовки.

Как узнать заранее, предстоит ли вам выездная проверка ПФР и ФСС, что проверяют инспекторы, какие документы они могут затребовать – обо всем этом пойдет речь далее.

Что проверяют на выездных проверках ФСС и ПФР

Выездные проверки, проводимые ПФР и ФСС, могут быть плановыми и внеплановыми. Согласно письма Минздравсоцразвития РФ от 22.02.2011 № 19-5/10/2-1748, плановые выездные проверки органы ПФР и ФСС могут проводить только совместно. По отдельности фонды могут проверять страхователей только внепланово, количество таких проверок не ограничивается, а поводом для них могут стать:

  • реорганизация или ликвидация предприятия,
  • обращение страхователя в ФСС за выделением средств,
  • поступление от сотрудников жалоб на неправильный расчет пособия.

Что касается плановых выездных проверок ПФР и ФСС 2016, план их проведения на год составляется заранее и утверждается до 25 декабря.

Выездная проверка проходит на территории страхователя – плательщика взносов. Не допускать проверяющих на свою территорию нельзя, иначе страхователю грозит штраф.

Решений о проведении совместной проверки должно быть два: от органа ПФР по форме № 8-ПФР, и от органа ФСС по форме № 9-ФСС РФ.

Периодичность проверки – раз в 3 года, за исключением проверок, связанных с реорганизацией и ликвидацией, а период, который может быть проверен – не более 3 лет, предшествующих году проведения проверки.

Срок проверки – 2 месяца, но при наличии оснований, перечисленных в ч. 11.1 ст. 35 Закона 212-ФЗ, она может быть продлена на срок не более 6 месяцев.

Что будут проверять инспекторы? Только правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов (ч.6 ст. 35 Закона № 212-ФЗ), кроме этого проверяющие ничего рассматривать не должны. Будут сверяться данные первичных документов с данными, указанными в отчетах, проверяться правильность расчетов страховых взносов и соблюдение законодательства.

Если грядет проверка ПФР, совместно с проверкой ФСС: какие документы готовить? В 2016 году действует распоряжение ПФР от 03.02.2011 № 34Р, согласно которому проверяющие могут затребовать:

  • учредительные документы – устав, учредительный договор и др., а также необходимые для деятельности лицензии,
  • приказы об учетной политике и бухгалтерскую отчетность за проверяемый период,
  • отчетность по взносам в ПФР и ФСС,
  • налоговые и бухгалтерские регистры (главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, книги учета доходов и расходов, кассовая книга и др.),
  • аналитику по определенным счетам бухучета и первичные документы,
  • приказы и коллективные договоры,
  • трудовые договоры, а также договоры ГПХ, контракты и соглашения с физлицами, чтобы проверить предмет таких договоров: если договор заключен на исполнение определенных функций, а не на оказание услуги, проверяющие могут переквалифицировать его в трудовой и доначислить взносы,
  • кадровые документы (трудовые книжки, регистры учета и движения сотрудников), табели, расчетно-платежные ведомости, листки нетрудоспособности и т.п.

На подготовку документов дается 10 рабочих дней с момента получения соответствующего требования. Копии может заверить руководитель проверяемого предприятия, нотариальное заверение необходимо только в предусмотренных законом случаях. Проверяющие не вправе изымать подлинники документов.

По окончании проверки, в ее последний день, составляется справка, а в течение 2 месяцев должен быть составлен акт выездной проверки. При несогласии с актом, можно предоставить в фонд свои письменные возражения с приложением необходимых документов в течение 15 рабочих дней.

План проверок ФСС и ПФР на 2016 год

Действующее законодательство не предусматривает ознакомление страхователей с годовым планом выездных проверок, поэтому узнать заранее совместный план проверок ФСС на 2016 год и ПФР, вряд ли удастся. Зато известны критерии, по которым страхователей отбирают в «группу риска» (письмо ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010):

  • несоответствие расчетов в отчетных формах 4-ФСС и РСВ-1, а также несвоевременное предоставление индивидуальных сведений в ПФР,
  • ФСС финансировало расходы страхователя из своего бюджета (оплата больничных, путевок и т.п.),
  • сотрудникам производились выплаты, не облагаемые страховыми взносами,
  • применялись льготные тарифы страховых взносов,
  • по итогам камеральных проверок были выявлены несоответствия, по которым плательщик не предоставил пояснений,
  • за страхователем числится задолженность по уплате взносов более чем за два квартала подряд,
  • по сравнению с прошлым периодом, снизились суммы начислений при той же численности сотрудников,
  • предоставленные в ПФР и ФСС отчеты неоднократно корректировались плательщиком,
  • ФНС предоставила фондам информацию о незаконной минимизации налогов.

Страхователи, у которых отсутствует финансово-хозяйственная деятельность, в план проверок не включаются.

План выездных проверок ФСС и ПФР в течение года может меняться в части добавления или исключения плательщиков, либо изменения сроков проверок.

А.А. Сутягин , налоговый консультант

Процедура выездной проверки ФСС России

Фонд социального страхования вправе проверить деятельность любого работодателя. О правах ревизоров из ФСС России и объеме проверочных мероприятий мы расскажем в статье.

Для того чтобы подготовиться к визиту специалистов ФСС России, мы советуем бухгалтерам ознакомиться с Методическими указа ниями по проведению выездных проверок страхователей, утвержденными постановлением ФСС России от 07.04.2008 № 81 (далее - Методические указания) .

Этот документ предназначен для работников фонда. Однако информация, которая содержится в нем, может быть полезна и бухгалтеру.

Порядку назначения выездных проверок, оформлению акта и принятию мер по результатам проверок посвящен раздел I Методических указаний.

Условия назначения и проведения проверки

Проверки страхователей специалисты ФСС России проводят по плану, который составляется ежеквартально. Основные цели контрольного мероприятия следующие (п. 1 Методических указаний):

Проверка расходования средств на обязательное социальное страхование;

Проверка начисления и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности.

Одновременно с проверками по обязательному социальному страхованию могут проводиться и проверки по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 Методических указаний).

Условия назначения проверки

Случаи, когда бухгалтеру следует ожидать выездную проверку ФСС России, приведены на схеме 1.

Периодичность проведения проверок

Пункт 2 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 17.03.2004 № 24, предписывал специалистам фонда проводить документальные выездные проверки страхователей не реже одного раза в три года. В действующих Методических указаниях такого требования нет. Теперь визит контролеров в организацию зависит от плана, который формируется с учетом обстоятельств, перечисленных выше.

Схема 1. Когда выездной проверки не избежать

* Выездная проверка может быть назначена, если в ходе камеральной проверки инспекторы обнаружили нарушение порядка начисления и уплаты страховых взносов, расходования средств ФСС России или ошибки в заполнении расчетной ведомости (по форме 4-ФСС РФ). Об этом говорится в пунктах 8 и 11 Методических указаний по проведению камеральных проверок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21.05.2008 № 110.

Сроки проведения проверки

Срок проведения проверки определяет руководитель отделения ФСС России. При этом он учитывает (п. 2 Методических указаний):

Объем документов, которые следует проверить;

Численность сотрудников организации;

Местонахождение организации.

Если компания не имеет филиалов и представительств, то проверять ее будут не более одного месяца. Проверка каждого филиала или представительства увеличивает срок ревизии, но не более чем на месяц.

Однако по решению управляющего отделением ФСС России срок ревизии может быть продлен еще на месяц, а в исключительных случаях - на два месяца (п. 7 Методических указаний). Одно из возможных оснований увеличения срока проверки указано в пункте 10 Методических указаний. Так, если компания не может в установленный десятидневный срок представить документы, которые запросили специалисты ФСС России, руководитель фонда вправе продлить срок представления документов или отказать в его продлении, о чем составляется отдельный документ (приложение 7 к Методическим указаниям).

Причины, по которым проверка может быть приостановлена

В каких случаях проверка может быть приостановлена, Методические указания не уточняют. По аналогии со статьей 89 Налогового кодекса можно предположить, что приостановка проверки допустима, например, в случае необходимости:

Получения от иных лиц документов, содержащих информацию о страхователе;

Проведения экспертизы;

Перевода документов на русский язык.

Заметим, что срок, на который ревизия может быть приостановлена, в Методических указаниях также не приводится.

Обратите внимание: руководитель отделения ФСС России вправе приостановить проведение проверки.

Проверяемые периоды

Проверять правильность расходования средств соцстраха работники фонда могут только за последние три календарных года хозяйственной деятельности организации (предпринимателя), которые предшествовали году вынесения решения о проведении проверки. Так, если специалисты Фонда социального страхования РФ придут к вам с проверкой в текущем году, то в проверяемый период войдут 2005, 2006 и 2007 годы (п. 6 Методических указаний).

Если же причиной выездного мероприятия послужили рекомендации по результатам камеральной проверки, инспекторы вправе дополнительно проверить и законченный отчетный период текущего года: I квартал, полугодие или 9 месяцев (п. 6 Методических указаний).

ФСС России может проводить повторные проверки. При этом ревизией будет охвачен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки повторно (п. 8 Методических указаний). То же самое можно сказать и о внеплановой ревизии.

Причины, по которым ФСС России может назначить повторную (или внеплановую) проверку, приведены на схеме 2 на с. 59.

Документы, подтверждающие расходы на социальное Страхование .

Осуществляя проверку, ревизоры вправе требовать от страхователей представления необходимых документов, получать объяснения и сверять данные учета и отчетности (п. 1 Методических указаний).

Инспекторов ФСС России будут интересовать правильность назначения и выплаты пособий и оплаты путевок, финансируемых за счет средств фонда (п. 44, 93 и 109 Методических указаний).

Напомним, что организация должна хранить документы, связанные с расходами на цели обязательного социального страхования, не менее пяти лет (п. 36 Методических указаний).

Схема 2. Причины проведения специалистами ФСС России повторной или внеплановой ревизии страхователя

* Формы бланков решений о назначении повторной проверки приведены соответственно в приложениях 4 и 5 к Методическим указаниям.

** Если в уточненной расчетной ведомости по средствам фонда данные будут указаны в меньшем (или большем) размере, чем в предыдущей ведомости.

В ходе проверки инспекторам могут понадобиться дополнительные документы. Если страхователь откажется их передать, ревизоры оформят требование в письменном виде на специальном бланке (его форма приведена в приложении 6 к Методическим указаниям). На сбор указанных в требовании документов организации будет дано десять дней (п. 10 Методических указаний).

О невозможности представить документы вовремя страхователи должны уведомить проверяющих, направив в отделение фонда письмо с указанием причин и даты передачи таких документов ревизорам.

Как было сказано ранее, руководитель отделения ФСС России вправе продлить сроки представления документов или отказать в этом. Бланк, на котором оформляется соответствующее решение, содержится в приложении 7 к Методическим указаниям. Заметим, на принятие решения руководителю отделения ФСС России дается два рабочих дня после получения уведомления (п. 10 Методических указаний).

Процедура проведения выездной проверки

Проведению выездной проверки предшествует подготовительный этап. Длится он обычно не больше двух дней. В течение этого времени сотрудники ФСС России собирают и анализируют информацию о структуре расходов и выделенных страхователю ассигнованиях на оздоровление и санаторно-курортное лечение.

При анализе инспекторами ФСС России структуры расходов во внимание принимаются:

1) расходы по обязательному социальному страхованию, произведенные страхователем в проверяемом периоде:

По данным расчетных ведомостей по средствам Фонда социального страхования Российской Федерации (форма 4-ФСС РФ3);

Отчетов по страховым взносам, добровольно уплачиваемым в Фонд социального страхования Российской Федерации отдельными категориями страхователей (форма 4а ФСС РФ );

2) суммы, выделенные страхователю отделением (филиалом отделения) фонда на осуществление (возмещение) расходов по обязательному социальному страхованию.

Основные этапы выездной проверки, осуществляемой ревизорами из ФСС России, представлены на схеме 3 на с. 61. Более подробно о том, как проходят выездные проверки по обязательному социальному страхованию, мы расскажем ниже.

Ревизоры у дверей

Сотрудники ФСС России, пришедшие с проверкой, должны иметь при себе служебное удостоверение и решение о проведении контрольного мероприятия, подписанное руководителем отделения (филиала) фонда (п. 5 Методических указаний). В решении должны быть указаны конкретные сотрудники, которые вправе проводить проверку.

Ревизоры обязаны ознакомить с решением руководителя или представителя организации, который имеет соответствующие полномочия, под роспись. Бланк решения о проведении проверки приведен в приложении 1 к Методическим указаниям. Его образец смотрите на с. 62.

Вы вправе не пускать в офис инспекторов фонда, которые не предъявили указанные выше документы либо имеют при себе неправильно оформленное решение.

Схема 3. Основные этапы выездной проверки, осуществляемой инспекторами ФСС России

Оформление результатов проверки

В последний день проверки инспектор обязан составить и передать страхователю справку о проведенной ревизии, указав в ней предмет проверки и сроки ее проведения (п. 11 Методических указаний).

Бланк справки приведен в приложении 8 к Методическим указаниям. Его образец приведен на с. 65.

Итоговым документом проведенной проверки является акт. Он может быть составлен или в ходе проверки, или не позднее двух месяцев после оформления справки. А вот срок и порядок вручения акта страхователю законодательством не установлены.

Порядок составления акта. Как оформляется акт, подробно описано в пунктах 12-19 Методических указаний. Этот документ должен иметь сквозную нумерацию страниц, помарки и подчистки в нем не допускаются, все исправления ревизоры должны удостоверить своими подписями.

В структуре акта предусмотрено три части.

В вводной части акта указывают данные организации (название, ИНН, КПП, ОГРН и т. д.), проверяемый период, перечень проверенных (и непредставленных) документов, метод проведения проверки (сплошной, выборочный) и т. д.

Описательная часть акта должна содержать изложение выявленных и документально подтвержденных нарушений либо указание на отсутствие таковых.

В итоговой части приводят:

Сведения о расходах, не принятых к зачету, и предложения внести исправления в и уточнения в расчетную ведомость (по форме 4-ФСС РФ) - для плательщиков ЕСН;

Суммы, полученные от фонда и необоснованно израсходованные, и предложения внести исправления в бухгалтерский учет и перечислить указанные средства на фонда - для спецрежимников;

Суммы расходов, не принятых к зачету в счет страховых взносов на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности, и предложения внести исправления в бухгалтерский учет и уточнения в расчетную ведомость (по форме 4а ФСС РФ) - для спецрежимников, уплачивающих взносы в ФСС России добровольно.

К акту проверки должны быть приложены:

Копия решения о проведении проверки;

Документы со сведениями и расчетами, на которых основываются выводы проверяющих (если сведения и расчеты не приведены в тексте акта). Приложения подписываются инспекторами и руководителем проверяемой организации;

Другие документы, которые подтверждают факты нарушений.

Форма акта приведена в приложении 9 Методических указаний.

Процедура подписания акта. Акт проверки (в двух экземплярах) подписывают проверяющие и руководитель организации (индивидуальный предприниматель). Если у последнего есть возражения или замечания по акту, он должен сделать оговорку об этом перед своей подписью (п. 20 Методических указаний).

Если руководитель организации откажется подписывать акт, соответствующую запись («от подписи отказался») проверяющие сделают на последней странице этого документа (п. 21 Методических указаний).

Один экземпляр акта вручается руководителю компании, а если он уклоняется от его получения, акт направляется страхователю по почте заказным письмом. Документ считается врученным страхователю на шестой день после отправления письма (п. 22 Методических указаний).

Со дня получения акта страхователю даются 15 рабочих дней для того, чтобы представить в отделение ФСС России письменные возражения или объяснения мотивов отказа подписать акт и документы (их заверенные копии), подтверждающие обоснованность доводов (п. 20 и 23 Методических указаний).

Еще десять дней даны руководителю отделения ФСС России для вынесения решения о привлечении либо непривлечении страхователя к ответственности. Соответствующее решение должно быть оформлено протоколом (п. 24 Методических указаний). Форма протокола приведена в приложении 11 к Методическим указаниям.

РЕЗЮМЕ

Методические указания внесли изменения в некоторые положения прежнего документа. Так, изменились критерии отбора компаний, продолжительность проверок, поводы для повторной ревизии, сроки для различных процедурных мероприятий. В таблице на с. 67 мы сравнили старые и новые правила проверок.

Сравнительная таблица. Что изменилось в порядке проведения проверок ФСС России

Нормативный акт

Методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 17.03.2004 № 24 (утратили силу 8 июля 2008 года)

Методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 07.04.2008 № 81 (действуют с 9 июля 2008 года)

Основание(соответствующий пункт Методических указаний)

Основные моменты

Организация произвела значительные расходы за счет средств социального страхованияОрганизация получила значительные суммы от ФСС России на осуществление (возмещение) расходов за счет средств фондаПо результатам камеральной проверки

Критерии отбора компаний

Не реже одного раза в три года

Зависит от того, включены организация или предприниматель (в соответствии с критериями отбора) в план проверок или нет

Периодичность проведения выездной проверки

Три календарных года деятельности страхователя, непосредственно предшествовавших году проведения проверки

Три календарных года деятельности страхователя, предшествовавших году, в котором вынесено решение о проведении проверки

Проверяемый период

Не более двух месяцев. Если у компании есть филиалы, продолжительность ревизии увеличивается на один месяц на проверку каждого из них

Один месяц (со дня предъявления решения о назначении проверки и до дня составления справки о проведенной проверке) Продолжительность проверки филиалов осталась прежнейУ руководителя отделения фонда есть также возможность продлить ревизию до двух месяцев, а в исключительных случаях - до трех либо приостановить ее

Продолжи-тельность проверки

При реорганизации или ликвидации организации (обособленного подразделения) и в порядке контроля вышестоящего органа за деятельностью филиала, проводившего проверку компании

Те жеДополнительный повод для повторной проверки: компания подала уточненную расчетную ведомость по форме 4-ФСС РФ (или отчет по форме 4а-ФСС РФ) за период, который ФСС России уже проверял

Поводы для повторной ревизии

На представление запрашиваемых ревизорами документов страхователю дано пять днейДокументы должны быть представлены в виде заверенных должным образом копий

Срок предъявления документов - десять днейПо просьбе организации (предпринимателя) он может быть увеличен*Помимо заверенных копий ревизоры вправе ознакомиться и с подлинниками документов

Сроки для различных процедурных мероприятий

Справку о проведенной проверке инспекторы должны составить по ее окончании (конкретный день не определен)

Справку о проведенной проверке инспекторы должны составить в ее последний день

На то, чтобы представить письменные возражения по акту проверки (если они есть), организации (предпринимателю) отводится две недели со дня его получения

Срок для представления письменных возражений - 15 рабочих дней

Срок для вынесения решения по проверке - 14 дней по окончании двухнедельного срока, отведенного компании на то, чтобы она направила возражения по акту

Срок для вынесения решения по результатам проверки сокращен с 14 до 10 дней

* В течение двух рабочих дней со дня получения уведомления руководитель отделения ФСС России выносит решение о продлении срока представления документов или отказе в этом.

Документ применяется с 9 июля 2008 года. С этой же даты утрачивают силу Методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 17.03.2004 № 24. - Примеч. ред.

Подробнее о документах, которые потребуются для проверки, читайте в статье «Что проверяют сотрудники ФСС России» - Примеч. ред.

ПРОВЕРКИ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЕ ФОНДОМ СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РФ

(«Экономика и жизнь – Бухгалтерское приложение» № 29/09)

Интернет-конференция, которую организовала редакция газеты «ЭЖ», вызвала большой интерес у читателей. На вопросы, присланные на сайт газеты, отвечала начальник отдела координации и совершенствования контрольно-ревизионной работы в исполнительных органах ФСС России Людмила Ивановна КУЛИКОВА. Наиболее интересные темы - в данной публикации.

ЧЬИ ПОКАЗАТЕЛИ BEPНEE

Наша организация применяет упрощенную систему налогообложения. Работники отделения фонда требуют, чтобы при сдаче квартальной отчетности в таблице 6 расчетной ведомости по форме 4-ФСС РФ мы указывали данные, установленные в ходе камеральной проверки. Эти данные не соответствуют данным бухгалтерского учета, занижают сумму задолженности ФСС России перед страхователем. Правомерно ли подобное требование?

М.Е. Дедова, главный бухгалтер ЗАО «Снежинская резинотехника»

■ ФСС России и его исполнительные ор-ганы на местах осуществляют контроль за полнотой, своевременностью начисления и уплаты страхователями страховых взносов, а также правильным и рациональным расхо-дованием этих средств на предприятиях в со-ответствии с Положением о Фонде социаль-ного страхования РФ, утвержденным пос-тановлением Правительства РФ от 12.02.94 № 101. Расходование средств обязательно-го социального страхования контролиру-ют отделения (филиалы отделений) фонда посредством проведения документальных камеральных и выездных проверок страхова-телей, в числе которых и те, кто применяет специальные налоговые режимы. Проверя-ющие могут истребовать документы, полу-чать от страхователей объяснения, проверять данные учета и отчетности.

Проверке подлежат расходы страховате-лей-работодателей на выплату пособий по временной нетрудоспособности, иных ви-дов пособий по обязательному социальному страхованию, оплату путевок на оздоровле-ние детей работников, а также другие виды расходов, предусмотренные бюджетом фон-да на соответствующий финансовый год.

Расходы страхователей-работодателей, применяющих специальные налоговые ре-жимы, произведенные с нарушением зако-нодательных и иных нормативных право-вых актов РФ по обязательному социаль-ному страхованию либо не подтвержденные документами в установленном порядке, по решению отделений (филиалов отделений) фонда не принимаются в счет средств соц-страха. Сказанное относится и к расходам на выплату пособий по временной нетру-доспособности у работодателей, применя-ющих спецрежимы и добровольно уплачи-вающих в фонд страховые взносы на соци-альное страхование работников на случай временной нетрудоспособности, если такие расходы осуществлены с нарушением зако-нодательства либо не подтверждены доку-ментально.

При выявлении нарушений в расходова-нии средств, полученных от исполнитель-ного органа фонда, ущерб в виде средств, использованных нецелевым образом, стра-хователь обязан возместить в бюджет фон-да - добровольно или в судебном порядке.

Решения отделений (филиалов отделений) фонда, принятые по результатам проверок, обязательны для исполнения страхователя-ми и служат основанием для внесения изме-нений в бухгалтерский учет и отчетность.

Обжаловать решение отделения (филиала отделения) фонда можно в вышестоящей инстанции ФСС России либо в суде.

НЕРАБОЧИЙ ДЕНЬ В ПЕРИОД ОТПУСКА

Работнику в соответствии с подп. 3 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ предоставлен отпуск для санаторно-курортного лечения согласно приказу регионально-го отделения ФСС России. Но в этот период попал нерабочий праздничный день. Подлежит ли он оплате, если в подп. 3 п. 1 ст. 8 названного закона сказано, что обеспечение осущест-вляется в виде оплаты отпуска на весь период лечения застрахованного лица?

А.Н. Маренин, главный бухгалтер Богдановичского ОАО «Огнеупоры»

■ Работникам предоставляются ежегод-ные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). В статье 120 ТК РФ сказано, что продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях. Нерабо-чие праздничные дни, приходящиеся на пе-риод ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не вклю-чаются.

КОГДА БАЗА ЗАНИЖЕНА

О Региональное отделение ФСС России вынесло решение о привлечении страхователя к ответственности за неуплату (неполную) уплату страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Проверяющие указали, что база для начисления взносов на травматизм зани-жена на суммы единовременных выплат работникам (поощрительные выплаты, частичная компенсация стоимости питания, стоимость подарков к праздничным датам). Насколько это правомерно?

В.П. Митрофанова, главный бухгалтер, Альметьевск

■ В статье 11 Федерального закона от 05.08.2000 № 118-ФЗ предусмотрено, что взносы на обязательное социальное стра-хование от несчастных случаев на произ-водстве и профессиональных заболеваний уплачиваются в соответствии с федераль-ными законами об этом виде социального страхования.

На основании федеральных законов о страховых тарифах на обязательное соци-альное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных забо-леваний, принимаемых на соответствующий год, а также Правилами начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и про-фессиональных заболеваний, утвержденны-ми постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184, страховые взносы начисляются на оплату труда (доход) работников (в том числе внештатных, сезонных, выпол-няющих работу по совместительству).

В пункте 4 названных Правил определе-но, что страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем вы-плат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденным пос-тановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765 (далее - Перечень). Перечень явля-ется исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит.

Страховые взносы на социальные выпла-ты, производимые в соответствии с законо-дательством Российской Федерации за счет средств ФСС России, ПФР, а также бюдже-тов всех уровней, не начисляются (п. 2 Пе-речня).

Единовременные выплаты работникам (поощрительные выплаты, частичная компенсация стоимости питания, стоимость подарков к праздничным датам), произво-димые за счет средств страхователя, предус-мотрены локальным нормативным актом организации и к социальным выплатам, установленным законодательством РФ, как и к иным выплатам, установленным Пере-чнем, не относятся.

Следовательно, на единовременные вы-платы работникам, производимые страхо-вателем, должны начисляться взносы на травматизм.

СМЯГЧАЮЩИЕ ОБСТОЯТЕЛЬСТВА

Индивидуальный предприниматель нарушил срок регистрации в ФСС России: не зарегистрировался в качестве страхователя в течение десяти дней с момента заключения трудового договора с первым нанятым работником. Региональное отделение ФСС России привлекло предпринимателя к ответственности за нарушение установленного срока регис-трации в качестве страхователя. При этом не были учтены смягчающие обстоятельства: предприниматель на длительный срок попал в больницу и не мог оформить регистрацию.

В.П. Сазонова, Краснодар

■ Страхователь - физическое лицо не поз-днее десяти дней с даты заключения тру-дового договора с первым из нанимаемых работников обязан зарегистрироваться в исполнительных органах страховщика. Ос-нование - ст. 6 Федерального закона от 24.07.98 №125-ФЗ «Об обязательном со-циальном страховании от несчастных слу-чаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее - Закон № 125-ФЗ). За нарушение срока регистрации в качестве страхователя - штраф в размере 5 тыс. руб. (абз. 2 п. 1 ст. 19 Закона № 125-ФЗ).

В пункте 1 ст. 19 Закона № 125-ФЗ сказано, что страхователь привлекается к ответствен-ности в порядке, аналогичном тому, который установлен Налоговым кодексом РФ для привлечения к ответственности за налоговые правонарушения. Обстоятельства, смягчаю-щие ответственность за нарушение налогово-го правонарушения, предусмотрены в главе 15 НК РФ. В частности, это (п. 1 ст. 112 НК РФ):

1) совершение правонарушения вследс-твие стечения тяжелых личных или семей-ных обстоятельств;

2) совершение правонарушения под вли-янием угрозы или принуждения либо в силу материальной, служебной или иной зависи-мости;

2.1) тяжелое материальное положение физического лица, привлекаемого к ответс-твенности за совершение налогового право-нарушения;

3) иные обстоятельства, которые судом или налоговым органом, рассматривающим дело, могут быть признаны смягчающими ответственность.

Обстоятельства, смягчающие ответствен-ность за совершение налогового правона-рушения, устанавливаются судом или на-логовым органом, рассматривающим дело, и учитываются при применении налоговых санкций. Об этом говорится в п. 4 ст. 112 НКРФ.

Региональное отделение фонда, которо-му страхователь не представил документы, подтверждающие отсутствие возможности в установленный срок зарегистрироваться, не могло применить упомянутые положе-ния Кодекса.

ЕСЛИ НЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Региональное отделение фонда начислило страхователю штраф за непредставление расчетной ведомости по форме 4-ФСС РФ. Но показателей для заполнения данной фор-мы у страхователя не было, поскольку финансово-хозяйственная деятельность не велась. Вправе ли фонд применять санкции в такой ситуации?

А.А. Кузовкина, главный бухгалтер, Армавир

■ В соответствии со ст. 24 Закона № 125-ФЗ страхователи не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, обязаны представлять в исполнительные органы фонда по месту своей регистрации отчетность по утвержденной форме (форма 4-ФСС РФ).

При отсутствии начислений в пользу ра-ботников, а также расходов за счет средств обязательного социального страхования указанная расчетная ведомость представ-ляется с нулевыми показателями. При не-представлении расчетной ведомости возни-кают основания для применения финансовых санкций, предусмотренных действую-щим законодательством.

Если страхователь нарушил срок пред-ставления отчетности или не представил ее, он привлекается к ответственности по ст. 9 Закона № 125-ФЗ. К нему применяются санкции в виде взыскания штрафа в разме-ре 1 тыс. руб., а за повторное совершение указанного деяния в течение календарного года - 5 тыс. руб.

КАК ПРОФИНАНСИРОВАТЬ ПРЕДУПРЕДИТЕЛЬНЫЕ МЕРЫ

Подскажите, как за счет средств ФСС России оплатить аттестацию рабочих мест на пред- приятии. Я начинающий инженер по охране труда и технике безопасности. На различных совещаниях нам говорят, что это возможно, но как - не объясняют.

Анна, инженер по охране труда, Череповец

■ Согласно ст. 209 ТК РФ аттестация ра-бочих мест по условиям труда - оценка условий труда на рабочих местах в целях выявления вредных и (или) опасных про-изводственных факторов и осуществления мероприятий по приведению условий труда в соответствие с государственными норма-тивными требованиями охраны труда. Та-кая аттестация проводится в порядке, уста-новленном федеральным органом исполни-тельной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда. Порядок утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569. Работодатель принимает на себя обязанности страхователя работника по обязательному страхованию от несчастного случая на производстве и профзаболевания (ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

В 2009 г. порядок и условия финансиро-вания предупредительных мер осущест-вляются в соответствии с приказом Мин-здравсоцразвития России от 30.01.2008 № 43н «Об утверждении Правил финанси-рования в 2008 году и в плановый период 2009-2010 годов предупредительных мер по сокращению производственного трав-матизма и профессиональных заболева-ний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производс-твенными факторами» (далее - Правила). Финансированию за счет страховых взносов на обязательное социальное страхова-ние от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее - взносы на травматизм) подлежат расходы на проведение аттестации рабочих мест по условиям труда, а по ее результатам - рабо-ты по приведению уровней запыленности и загазованности воздуха на рабочих местах в соответствие с государственными норма-тивными требованиями охраны труда.

Страхователь финансирует аттестацию и другие предупредительные меры исходя из сумм взносов на травматизм, подлежа-щих перечислению в текущем году. Лимит финансирования - 20% суммы взносов на травматизм, начисленных за предшествую-щий календарный год, за вычетом расходов на выплату обеспечения по указанному ви-ду страхования, произведенных в предшест-вующем году. Если работодателя проверяла государственная инспекция труда в субъек-те РФ, нужно учесть ее рекомендации.

Заявление о финансировании предуп-редительных мер в исполнительный орган ФСС России надо представить по месту сво-ей регистрации до 1 августа текущего года.

К заявлению необходимо приложить:

План финансирования в текущем кален-дарном году предупредительных мер по сокращению производственного трав-матизма и профессиональных заболева-ний с указанием суммы финансирования (форма прилагается к Правилам);

План мероприятий по улучшению усло-вий и охраны труда, проводимых в соот-ветствии с требованиями ТК РФ;

Копию акта о результатах проверки гос-инспекцией труда в субъекте РФ соб-людения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, со-держащих нормы трудового права (если такая проверка проводилась).

При включении в план финансирования рас-ходов на аттестацию рабочих мест (подп. «в» п. 2 Правил) дополнительно представляют копию договора с аккредитованным органом (организацией) на проведение аттестации, калькуляцию стоимости оказываемых услуг и копию аттестата аккредитации.

Если вы будете финансировать работы по приведению уровней запыленности и загазованности воздуха на рабочих местах в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда (подп. «г» п. 2 Правил), нужно собрать ко-пии документов, оформленных по итогам аттестации, и документов, подтверждающих проведение работ с целью минимизации уровней запыленности и загазованности, а также оснащение организации необходи-мым оборудованием.

При подтверждении расходов представ-ляются документы о результатах повторных измерений запыленности и загазованнос-ти воздуха на рабочих местах, проведенных аккредитованным органом (организацией). В случае поэтапного проведения названных работ результаты повторных измерений пред-ставляют в фонд на заключительном этапе.

Чтобы фонд рассмотрел заявление органи-зации о предоставлении скидки к страховому тарифу, нужно соблюсти определенные ус-ловия, а именно: финансово-хозяйственная деятельность ведется с момента государс-твенной регистрации не менее трех лет, те-кущие взносы на травматизм своевременно уплачиваются и по ним нет задолженности.

Документы, необходимые для установления скидки к страховому тарифу

1. Заявление страхователя об установлении скидки.

2. Отчетные данные расчетных ведомостей по средствам ФСС России (форма 4-ФСС РФ) за предшествующий календарный год.

3. Сведения о прохождении работниками обя-зательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников по состоя-нию на 31 декабря предшествующего года.

4. Протокол аттестации рабочих мест по услови-ям труда и сводной ведомости рабочих мест и результатов их аттестации по условиям труда. Страхователей, финансирующих предупреди-тельные меры, условно подразделяют на две ка-тегории: те, у кого сумма начисленных взносов на травматизм менее 6000 тыс. руб. за предшес-твующий год, и те, у кого сумма взносов превы-шает эту величину. Решение (отказ) в отношении первой категории страхователей издает испол-нительный орган фонда в течение десяти дней с момента принятия полного комплекта докумен-тов. В отношении второй категории это решение принимается по согласованию с ФСС России. Страхователь обязан ежеквартально отчиты-ваться перед исполнительным органом фонда об использовании страховых взносов на фи-нансирование предупредительных мер. Расхо-ды на предупредительные меры, произведен-ные с нарушением Правил, не засчитываются в счет уплаты взносов на травматизм.

БУКВА ЗАКОНА

Порядок и условия финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников определены:

Федеральным законом от 21.07.2007 № 183-ФЗ «О бюд-жете Фонда социального страхования Российской Фе-дерации на 2008 год и на плановый период 2009 и 2010 годов»;

Постановлением Правительства РФ от 19.11.2007 № 787 «О финансировании в 2008 году и в плановый период 2009-2010 годов предупредительных мер по сокраще-нию производственного травматизма и профессиональ-ных заболеваний работников и санаторно-курортного ле-чения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами»;

Приказом Минздравсоцразвития России от 30.01.2008 № 43н «Об утверждении Правил финансировании в 2008 году и в плановый период 2009-2010 годов предупре-дительных мер по сокращению производственного трав-матизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственны-ми факторами»;

Приказом ФСС России от 20.02.2008 № 37 «Об организа-ции работы Фонда социального страхования Российской Федерации по финансированию в 2008 году и в плановый период 2009-2010 годов предупредительных мер по со-кращению производственного травматизма и профессио-нальных заболеваний работников и санаторно-курортно-го лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами»;

Постановлением ФСС России от 15.10.2008 №209 «Об утверждении формы и порядка представления отче-та по использованию сумм страховых взносов на обяза-тельное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на финансирование предупредительных мер по сокраще-нию производственного травматизма и профессиональ-ных заболеваний работников».

Бухгалтерам и руководителям предприятий разных форм собственности зачастую приходится сталкиваться с проверками контролирующих инстанций, в том числе ФСС.

На что необходимо обратить особое внимание при проверке, как правильно к ней подготовиться?

Существует несколько поводов для проверки. Сотрудники ФСС могут проверять налогоплательщиков на факт правильности:

  • начислений и перечислений взносов;
  • расходования средств, начисленных страхователями по страховым случаям ( , декретные отпуска, отпуска по уходу за детьми);
  • получения путевок;
  • расходования средств по случаям травматизма на производстве.

Проверка начинается с расчета правильности заполнения отчетов по форме 4-фсс и 4а-фсс. Так как при расчете сумм пособий берутся предыдущие периоды, всю документацию по расходам плательщики взносов обязаны хранить самое меньшее пять лет.

На сайте ФСС у каждого работодателя есть возможность проверить отчеты перед их сдачей в фонды по специальной программе проверки ФСС. С помощью этой программы проверяется заполнение всех таблиц расчетов, суммы базы, начислений и уплат взносов. Делаются расчеты нарастающим итогом по возмещаемым расходам.

Виды проверок ФСС

В зависимости от цели проверки бывают нескольких видов.

Камеральная проверка ФСС – проводится по месту нахождения фонда в течение двух месяцев с даты сдачи отчетности для контроля соблюдения плательщиком взносов нормативных актов по социальному страхованию.

В процессе проверки выявляются нарушения по начислению и уплате взносов, по расходованию целевых средств, по работников, расчету больничных и пособий, отпусков по уходу за детьми. Также камеральная проверка может быть подготовкой к проверке выездной. У налогоплательщика могут потребовать к предъявлению документы, подтверждающие расходы.

Выездная проверка ФСС – обычно проводится по месту нахождения работодателя по результатам камеральных проверок для уточнения обстоятельств расходования средств, особенно если фигурировали значительные суммы.

Плановая проверка ФСС – проводится фсс по графику проверок, составляемому по всем плательщикам на три года, не может проводиться чаще. Информация, содержащаяся в графике, находится в закрытом доступе.

Внеплановая проверка ФСС – может проводиться при обращении страхователя за выделением средств на страховые расходы по различным случаям; по жалобам сотрудников предприятия на неправильный расчет пособий.

Обычно о проверке фонды никак не предупреждают, такого документа закон не предусматривает. В действительности, работники фондов могут позвонить по телефону и объявить о начале проверки и о том, какие документы необходимо предоставить.

Проверяемые ФСС периоды и длительность

Проверяться могут периоды в течение последних трех лет работы предприятия/ип, предшествующих году составления решения о проверке.

При проведении выездной проверки ФСС могут проверяться и отчетные периоды незаконченного календарного года. Повторная проверка уже проверявшихся периодов разрешена. Обычно повторные проверки назначаются при процедурах реорганизации/ликвидации плательщика либо при предоставлении уточняющего расчета.

Срок длительности проверки определяется индивидуально по каждому предприятию, учитывая несколько факторов – , объема документов к изучению. В обычных случаях сроки проверки ФСС не превышают одного месяца.

В отдельных ситуациях они могут быть продлены до двух либо трех месяцев. При существовании у организации филиалов по одному месяцу отводится на проверку каждого из них.

Организации отводится период в десять дней по календарю на представление запрашиваемой документации. В случаях, когда фирма не успевает уложиться в срок, необходимо письменно обратиться с просьбой об отсрочке с указанием причин и реального срока.

Руководитель фонда рассмотрит заявление и вынесет решение о предоставлении отсрочки – положительное или отрицательное.

Требуемые документы при проверке ФСС

В процессе проверки могут быть запрошены самые разные документы, как имеющие отношение к проверяемым случаям, так и не имеющие. Конкретного перечня не существует.

Необходимость представления документации определяется по каждому проверяемому лицу сотрудником фонда самостоятельно. Вся документация должна предоставляться в виде копий, за исключением некоторых, к примеру, бланков больничных листов, которые ознакомительно могут потребоваться и в подлинниках.

Примерный перечень документов, которые может запросить ФСС.

  • учредительная документация (уставы, протоколы, решения);
  • регистрационные формы, свидетельства;
  • регистры бухгалтерского и налогового учетов;
  • расчеты по взносам, подлежащие сдаче в пенсионный, социальный фонды;
  • книги учетов доходов/расходов;
  • финансовая отчетность, бухгалтерские отчеты;
  • пояснительные; аудиторские заключения;
  • главные книги, журналы операций, анализы счетов и субконто;
  • документы банковские и кассовые;
  • акты выполненных работ/услуг;
  • отчеты авансовые;
  • трудовые договора, штатные расписания, табеля , кадровые приказы, заявления сотрудников, трудовые книжки.

Специальные – связанные с выплатами по расходам на страхование:

  • больничные листы – проверяются особенно пристально;
  • документы, связанные с расчетами сумм пособий – договора, доп. соглашения, приказы и заявления, справки с других мест занятости, справки от супруга/супруги страхового лица, судебные решения, свидетельства о рождении/усыновлении детей, справки из загса;
  • непосредственно расчеты сумм в произвольной форме;
  • документы по выплате пособий, и прочие документы.

Результаты проверок ФСС

Оформление в виде справки происходит не позднее последнего дня проверки, может быть и раньше. В документе указываются предмет и сроки проверки.

Непосредственно результаты описываются в течение двух месяцев в акте проверки за подписью руководителей фонда и проверяемой организации. По камеральным проверкам акты не составляют.

Бывают ситуации, когда руководитель предприятия не желает подписывать акт, тогда необходимо оформить отказ, сделав соответствующую надпись.

Акт о проверке должен быть вручен представителю организации. Когда вручение лично невозможно, акт может быть отправлен почтой, датой вручения будет шестой день с даты отправки письма.

На изложение возражений организации отведено по закону 15 дней с момента получения акта.

Если есть замечания, директору фирмы нужно изложить их на экземпляре акта перед своей подписью. По прошествии 10 дней после завершения срока принятия возражений фондом будет вынесено решение о результатах проверки.

В процессе проверки могут быть выявлены расходы, произведенные с нарушением норм, не подтвержденные необходимыми документами. Такие расходы подлежат снятию из сумм в расчетной ведомости. Соответственно, подобные расходы не могут быть приняты фондом к зачету и возмещению страхователю.

В ситуации, когда расходы уже были возмещены плательщику, фонд имеет право отозвать не принимаемые суммы, а если предприятие отказывается вернуть денежные средства, ФСС имеет право обратиться с исковым заявлением в суд.

Если было выявлено, что работнику произвели неверно расчет сумм, делается корректировка базы и пособий в сторону увеличения или уменьшения.


Если бухгалтер предприятия выявил этот факт самостоятельно, до проверки, он может произвести перерасчет сумм, не дожидаясь прихода контролирующих органов.

Соответствующие исправления оформляются бухгалтерскими справками, в больничный лист вносятся изменения.

Штрафные санкции ФСС

Отказ предоставить документацию расценивается как правонарушение и влечет к наложению штрафных санкций в размере 200 рублей по каждому не предоставленному документу.

Когда работодатель считает, что проверка была проведена незаконно или с нарушениями, он может обратиться с жалобой в вышестоящие органы ФСС по своему региону.

При этом обязательно нужно указать, какие нарушения были в ходе проверки – факты, сроки, решение, результаты.

Таким образом, в интересах каждого плательщика взносов своевременно реагировать на просьбы сотрудников ФСС в ходе проверок, чтобы избежать не только штрафов за непредоставление документации, но и в полном объеме получать выплаты по возмещаемым расходам.

А также быть уверенным в правильности заполнения отчетности и расчете взносов по социальному страхованию.

Как показывает практика, у плательщиков страховых взносов возникает множество вопросов, касающихся проверок, которые проводит ФСС. Поэтому мы решили напомнить о том, кто контролирует правильность исчисления работодателями, полноту и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное социальное страхование. Кроме того, остановимся на вопросах, непосредственно связанных с самой процедурой проведения проверки. Какие же конкретно документы интересны проверяющим из ФСС в первую очередь? Какие бухгалтерские и налоговые регистры они проверят наиболее тщательно? На какие выплаты в пользу физических лиц будет обращено самое пристальное внимание?

Проверка правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) в ФСС и его территориальные органы страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством осуществляется посредством проведения соответствующего контроля.
ФСС вправе проверить деятельность любого работодателя. Существуют два вида проверок: камеральные и выездные (ч. 1 ст. 33 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ)).

Камеральная проверка

Камеральная проверка отчетности проводится в течение трех месяцев со дня представления плательщиком страховых взносов расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам (ч. 2 ст. 34 Закона N 212-ФЗ). Такая проверка проводится по месту нахождения территориального органа ФСС. При этом специального решения руководителя территориального органа ФСС для нее не требуется.
В рамках камеральной проверки осуществляется контроль:
- отчетности, представленной страхователями в отделение ФСС;
- правильности произведенных расходов при обращении страхователя за выделением средств.
Кроме того, отделения ФСС вправе одновременно проводить камеральную проверку правильности расходов на выплату обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию согласно Федеральному закону от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", а также истребовать у плательщика страховых взносов документы, подтверждающие расходы на выплату обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 7 ст. 34 Закона N 212-ФЗ).

Выездные проверки

Территориальные органы ФСС разрабатывают ежегодные планы проверок, в соответствии с которыми они будут осуществлять контроль соблюдения законодательства плательщиком страховых взносов (ч. 3 ст. 33 Закона N 212-ФЗ). Заранее извещать лиц о предстоящей проверке органы ФСС не обязаны.
Применяя свои контрольные полномочия, территориальные органы ПФР и ФСС вправе проводить не чаще одного раза в три года совместные выездные проверки плательщиков страховых взносов (ч. 1 ст. 33, ч. 10 ст. 35 Закона N 212-ФЗ). При этом государственные (муниципальные) учреждения не являются исключением для таких проверок. Кроме того, в рамках выездной проверки ФСС вправе проверять деятельность обособленных подразделений плательщика страховых взносов.
Отметим, что в Письме ПФР N ТМ-30-24/13848, ФСС РФ N 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010 определены основные критерии, по которым отбирают страхователей для проведения проверки. К ним относятся, в частности:
- количество расчетов (ф. РСВ-1 ПФР и 4-ФСС), которые страхователь представил в органы ПФР и ФСС (их количество должно совпадать);
- наличие у плательщика страховых взносов расходов, финансируемых за счет средств ФСС (например, пособий по временной нетрудоспособности, которые выплачиваются начиная с четвертого дня болезни работника);
- осуществление страхователем выплат в пользу физических лиц, не облагаемых страховыми взносами (например, выдача материальной помощи, командировочных расходов);
- применение пониженных тарифов страховых взносов (в том числе одновременное применение общих и льготных ставок);
- несоответствия в расчетах (ф. РСВ-1 ПФР и 4-ФСС), выявленные при проведении камеральных проверок (особенно если страхователь не представил объяснений);
- недоимка, которая числится за плательщиком взносов свыше двух отчетных периодов подряд;
- нахождение страхователя в числе крупнейших плательщиков;
- уменьшение сумм начисленных страховых взносов по сравнению с предыдущим периодом при условии, что численность застрахованных лиц не менялась;
- неоднократная корректировка и внесение изменений в отчетность по страховым взносам;
- поступление информации от налоговых органов об участии страхователя в схемах минимизации сумм страховых взносов, подлежащих уплате.
При этом исходя из практики к случаям, когда нужно ожидать выездную проверку ФСС, можно также отнести следующие:
- организация произвела значительные расходы за счет средств ФСС;
- организация получила значительные суммы от ФСС на осуществление расходов по обязательному социальному страхованию;
- камеральную проверку.
Поэтому помните: если страхователь отвечает одному или нескольким из перечисленных критериев, то вероятность выездной проверки со стороны органов ПФР и ФСС в отношении него достаточно велика.
Проверка может быть как сплошной, так и выборочной. Ее вид зависит от объема документов, состояния бухгалтерского учета страхователя. Но важным фактором является вероятность обнаружения нарушений исчисления страховых взносов. Должностные лица, проводящие проверку, решение принимают самостоятельно.

Что проверяют органы ФСС?

ФСС и его территориальные органы проверяют:
- правильность расчета и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- правильность расчета и уплаты взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в соответствии с Федеральным законом от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний";
- правильность расходов на выплату обязательного страхового обеспечения.

К сведению. Федеральные фонды обязательного медицинского страхования не являются органами контроля и не могут проводить проверки по страховым взносам на обязательное медицинское страхование. Проверки и администрирование таких платежей осуществляет ПФР. Повторные проверки по страховым взносам проводиться не должны.

При выездной проверке учреждения, а также по ее результатам должностные лица ФСС имеют право (ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ):
- требовать документы по установленным формам, которые служат основанием для исчисления и уплаты страховых взносов и подтверждают правильность такого исчисления (уплаты);
- получать пояснения;
- сверять данные учета и отчетности;
- определять суммы страховых взносов расчетным путем на основании имеющейся у них информации.

Обратите внимание! В соответствии с п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона N 212-ФЗ срок хранения документов, подтверждающих расходование средств на обязательное социальное страхование, составляет шесть лет.

При проведении проверок внебюджетными фондами вы вправе представлять и отстаивать свои интересы лично или через представителя. Если контролеры проводят выездную проверку, вы вправе присутствовать на ней.
Если вы откажетесь впустить проверяющих к себе на территорию или в помещение, они имеют право самостоятельно рассчитать за вас суммы страховых взносов к уплате на основании имеющейся у них информации о страхователе и данных об аналогичных организациях и учреждениях. Аналогично будет производиться расчет в случае отсутствия учета объектов обложения или ведения такого учета с нарушением установленного порядка, не позволяющим исчислить страховые взносы.

Какие документы готовить для проверки?

Проверяющие из ФСС вправе истребовать у учреждения копии необходимых для проверки документов (ст. 37 Закона N 212-ФЗ). Перечень этих документов должен содержаться во вручаемом организации требовании об их представлении.
Итак, проверяющим для проведения проверки могут понадобиться:
1) учредительные документы. По ним устанавливается соответствие между данными, указанными в учредительных документах, и фактическими данными, в том числе сведениями о наименовании юридического лица, его юридическом адресе (адресе места нахождения) и фактическом адресе осуществления деятельности, видах деятельности и пр.;
2) учетная политика. Изучается выбранная плательщиком совокупность допускаемых способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности плательщика страховых взносов, принятая совокупность способов ведения бухгалтерского учета;
3) лицензии, действующие в проверяемом периоде, и другие документы;
4) отчетность по страховым взносам. Проверяются своевременность и полнота представления расчетов в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов. В случае представления уточненных расчетов проверяются периоды, за которые они были представлены, даты представления уточненных расчетов с указанием сроков представления: до начала проверки, в ходе проверки, после окончания проверки. При этом выездной проверке подлежит последний уточненный расчет, представленный в ФСС до даты ознакомления плательщика страховых взносов или его уполномоченного представителя с решением о проведении выездной проверки;
5) бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов, синтетические регистры бухгалтерского учета за проверяемый период. Рассчитываются и сравниваются суммы, отраженные плательщиком страховых взносов в главной книге по счетам бухгалтерского учета, в частности по расчетам с персоналом по оплате труда, расчетам по социальному страхованию и обеспечению, по кассе и расчетным счетам в банке, по расчетам с подотчетными лицами с суммами (пристальное внимание будет уделено возврату неиспользованных подотчетных сумм), отраженными по этим же счетам в регистрах бухгалтерского учета: карточке счета, анализе счета, анализе счета по субконто и др. Затем суммовые данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, сравниваются с данными первичных документов, на основе которых они составлены. При этом отдельно проверяются суммы выплат, отраженные в регистре бухгалтерского учета по счету "Касса", и суммы выплат, отраженные в расчетных ведомостях на выдачу аванса, заработной платы, премий и других вознаграждений, расходных кассовых ордерах и других документах;
6) аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.) по счетам расчетов по оплате труда, прочим выплатам персоналу и начислениям на указанные выплаты, расчетов по страховым взносам и прочих расчетов.
В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг).
Обороты по счетам расчетов по страховым взносам, а также отраженные на этих счетах показатели сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме-4 ФСС;
7) организационно-распорядительные документы, например приказы, действующие в проверяемом периоде, локальные акты (коллективные договоры), трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, договоры гражданско-правового характера. Другими словами, изучаются документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц;
8) операции по всем лицевым и банковским счетам, кассовым операциям.
Особое внимание уделяется выплатам, произведенным путем безналичных расчетов, которые могут быть не учтены при исчислении страховых взносов.
Следует отметить, что тщательной проверке подвергаются и выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, и (или) договорам, регулирующим авторские права.
Проверяются расходные кассовые операции, особенно выплаты, произведенные наличными денежными средствами, и др.
Проводится сверка сумм, фактически начисленных и выплаченных физическому лицу из кассы организации, с данными его лицевого счета и формы индивидуального учета.
Кроме того, при проверке отдельное внимание будет уделено правильности определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, проверено их соответствие ст. 9 Закона N 212-ФЗ, а также документальное подтверждение и размер выплаты.
Отдельно укажем документы, которые могут быть истребованы проверяющими для подтверждения правильности расходования средств ФСС:
1) пособие по временной нетрудоспособности:
- листки нетрудоспособности;
- расчет пособия;
- приказы о приеме на работу;
- табели учета рабочего времени;
- расчетно-платежные ведомости;
- трудовые книжки работников;
2) пособие по беременности и родам:
- документы, перечисленные в п. 1;
- заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам;
- приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам;

3) пособие по уходу за усыновленным ребенком на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней со дня его рождения (при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 дней со дня их рождения):
- заявление о предоставлении отпуска с указанием его продолжительности;
- приказ о предоставлении отпуска в связи с усыновлением;
- расчет пособия;
- копия решения суда об усыновлении;
- справка о рождении, выданная органом ЗАГСа (копия свидетельства о рождении);
- справка с места работы (службы) другого супруга о том, что отпуск в связи с усыновлением ребенка им не используется или что супруга не находится в отпуске по беременности и родам;
4) единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности:

- справка из медицинской организации, в которой женщина встала на учет в ранние сроки беременности;
5) единовременное пособие при рождении ребенка:
- заявление о назначении пособия;
- справка о рождении, выданная органом ЗАГС;
- справка с места работы (службы) другого супруга о том, что пособие ему не выплачивалось;
6) пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет:
- заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия;
- приказ о предоставлении отпуска;
- копия свидетельства о рождении ребенка;
- справка с места работы другого родителя, что он не находится в отпуске по уходу за этим ребенком и ему это пособие не выплачивается;
7) пособие на погребение (выплачивается работодателем по последнему месту работы):
- заявление на выплату пособия;
- справка о смерти, выдаваемая органом ЗАГС;

К сведению. Возможность получения материальной помощи при организации похорон, как правило, дается родственникам усопшего. Однако оформить названное пособие может любой человек, взявший на себя ответственность и расходы на проведение действий по захоронению, независимо от степени родства с покойным (например, сотрудники, друзья и др.).

8) оплата дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами:
- заявление о предоставлении дополнительных выходных дней;
- расчет среднего заработка;
- копия свидетельства о рождении и об инвалидности ребенка и справка органов социального обеспечения о том, что ребенок не содержится в специализированном детском учреждении;
- приказ (распоряжение) руководителя организации о предоставлении работнику дополнительных выходных дней;
- справка с места работы другого родителя о том, что ему не предоставляются дополнительные выходные дни.
В случае непредставления требуемых документов контролеры могут наложить штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).

Не исключено, что проверяющие захотят провести опрос сотрудников учреждения о том, какую конкретно заработную плату оно им выплачивало, например, если будут подозрения, что имели место так называемые схемы уменьшения размеров страховых взносов. Однако Закон N 212-ФЗ не наделил контролеров правом проводить подобные опросы и привлекать работников организации и иных лиц в качестве свидетелей. Также законодательством не предусмотрено, что полученные свидетельские показания должны учитываться при вынесении решения по результатам контрольных мероприятий.